Anna Wielbińska, pracownik Biura Promocji UMK, od 4 lat zajmuje się koordynacją imprez. Po zakończeniu festiwalu rozlicza rachunki, dba o ich udokumentowanie i zaczyna pracę nad koncepcją kolejnego festiwalu. Dla fizyka dr hab. Piotra Targowskiego, dyrektora programowego, festiwal również trwa okrągły rok. Nie lada wyzwaniem jest wybrać, zaplanować i zmieścić w cztery dni 170 imprez. Aleksander Anikowski kierownik Biura Promocji UMK, dba m.in. o finanse. A pieniędzy trzeba sporo.
W tym roku budżet festiwalu zamknął się kwotą 240 tysięcy złotych. Ale nie byłoby festiwalu, gdyby nie naukowcy-pasjonaci. Tacy jak np. historyk dr Andrzej Nieuważny, specjalista od plenerowych widowisk historycznych i astronom Andrzej Marecki, którego osobistą zasługą było zaproszenie na festiwal prof. Edwarda Bowella, amerykańskiego „łowcy planetoid”. Trud organizatorów docenili widzowie. Z rodziną, solo, parami i w grupach przez cztery dni odwiedzali uniwersyteckie sale, laboratoria i pracownie, uczestniczyli w widowiskach plenerowych. Ich satysfakcja liczy się najbardziej, rekompensuje trud włożony w tworzenie i prezentację festiwalu.
